POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO

MANUAL PARA EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OCTUBRE DE 2016

IDENTIFICACION

ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO
NIT. 800.019.300-0
DOMICILIO: Bogotá DC.
DIRECCION: Cra. 7 No 31-10 Piso 8
TELEFONO: 3507861-3383701/22
CORREO ELECTRONICO: operaciones@centrointernacional.co

OBJETO

Este manual tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos que LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.

DEFINICIONES

Para la aplicación de las políticas contenidas en el presente documento y según establecido en el artículo 3° Ley 1266 de 2008 y el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la presente ley. Cuando en la presente ley se haga referencia a un dato, se presume que se trata de uso personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

LEGISLACION APLICABLE

Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. Adicionalmente a estas Políticas le sarán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.

AMBITO DE APLICACION

Este manual será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO.

ALCANCE

Este manual de políticas aplica en todos los niveles de ASOSANDIEGO y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO y los encargados del tratamiento de datos personales que obren en nombre.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los derechos de los titulares en el tratamiento de los datos personales por parte de LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO se basa en lo consagrado en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012 y son:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Según artículo 4° de la Ley 1581 de 2012 y las políticas de este manual los principios para el desarrollo, interpretación y aplicación en el tratamiento de de datos personales son:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y Ley 1581 de 2012, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de la ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO
DIRECCION: Cra. 7 No 31-10 Piso 8, Bogotá DC.
TELEFONOS: 338 3701 y 338 3722
CORREO ELECTRONICO: operaciones@centrointernacional.co

Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO,pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada por el usuario para el tratamiento de datos personales
La solicitud debe ser radicada por cualquier medio de los mencionados en este documento indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta (anexo 1).
Una vez recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento para actualizar información.
El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO o el Encargado del Tratamiento, podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin en este documento (Anexo 2).
Procedimiento para rectificar, suprimir información y/o revocar autorizaciones.
Cuando el titular de la información decida rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales deberá presentar una solicitud de acuerdo a los siguientes pasos (Anexo 3):
- La solicitud debe ser dirigida ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer.
- Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
- En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
- El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

OBLIGACIONES DE LA ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO

Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado alguna solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar copia de seguridad de los datos bajo tratamiento y mantener la copia bajo condiciones optimas de seguridad.

PROCEDIMIENTO PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LA INFORMACIÓN

La información contenida en las bases de datos bajo tratamiento de la ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO que No esté en uso, No será objeto de supresión o destrucción, a menos que el titular lo solicite (Anexo 4).

El encargado del tratamiento de datos digitales marcará el campo de «estado» escribiendo la palabra Activo o Inactivo según previa autorización del responsable del tratamiento de datos.
El encargado del tratamiento de datos físicos marcara el contenedor de los archivos con la palabra Activo o Inactivo según previa autorización del responsable del tratamiento de datos.
Los datos bajo tratamiento que No se requieran para el cumplimiento de los objetivos misionales de la ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO después de permanecer (5) años en estado inactivo serán suprimidos o destruidos previa autorización del responsable de tratamiento de los datos personales.

CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

Según se define en este manual el aviso de privacidad debe contener, como mínimo, la siguiente información (Anexo 5):

La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten al Titular.
Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter al que se refieren este tipo de datos.

VIGENCIA

La presente política rige desde el 01 de octubre de 2016.

Aviso de privacidad

La ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los datos personales que la ASOCIACIÓN GREMIAL CÍVICA CENTRO INTERNACIONAL SAN DIEGO (AsoSandiego) solicita serán utilizados para los siguientes fines:

Cumplir con los objetivos misionales de AsoSandiego.
Dar a conocer a la comunidad los servicios que presta AsoSandiego.
Ofrecer a la comunidad los eventos que organiza y promociona AsoSandiego.
Realizar gestión administrativa, contable y tributaria de terceros.

Usted como titular de información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento y los demás que le otorga la ley.
Si requiere mayor información para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o si desea presentar una consulta, reclamo o petición relacionada con el tratamiento de datos personales, AsoSandiego a dispuesto los siguientes canales. Dirección: Cra. 7 No 31-10 piso 8, Tel. 3383701/22 e E-mail: operaciones@centrointernacional.co